viernes, 21 de junio de 2013

Cómo hacer un cuadro de mando interactivo en Excel paso a paso? Creación de una segmentación en la TDD (4)




Cuando ya la versión Excel 2010 llega a su fin y nos proponen sustituirla por nuevas versiones, empiezo a sacarle el “gustillo” a los SEGMENTOS.

“El SEGMENTO es una de las principales innovaciones de la versión 2010. Un segmento, es una herramienta a una TDD, y que actúa como un filtro dinámico.”

Lo habitual con las TDD es utilizar los filtros de informes para filtrar los datos que quieras que se utilicen en el resumen del informe de dicha TDD. Para tablas pequeñas, sin muchos registros y campos, es útil, y como la costumbre se convierte en virtud, y esta en rutina, te impide descubrir este nuevo interface para manejar, automatizar y controlar los filtros de la TDD. La segmentación de datos proporciona unos botones o estuches, en los que se puede hacer clic para filtrar los datos de las tablas dinámicas. Además del filtrado rápido, la segmentación de datos también indica el estado actual de filtrado, lo cual facilita el entendimiento de lo que se muestra. Ganas en visibilidad, en claridad lo que ayuda mucho cuando tienes que compartir el modelo con más gente, que desconoce el proceso y la estructura que has utilizado para crear la TDD.


Este comando aparece por primera vez con la versión Excel 2010, y no está presente en la versión Excel:Mac 2011, cosa curiosa. 


Veamos con un ejemplo como se utiliza. Ponte en la hoja “01” del modelo “Cuadro de mando v1.4” (puedes descargártelo aquí gratis). Sitúate encima de la tabla, clicando en cualquiera de las celdas de la misma. 

En la cinta de menú aparecerá las opciones de “Herramientas de tabla dinámica”, en la Pestaña de “Opciones”, encontraras el comando de “Insertar segmentación de datos”.

 

Excel muestra una lista de los campos. Activa el campo "cliente", y aparecerá un nuevo panel formado por rectángulos estuchados, que contienen el nombre de todos los clientes de la BD
Al clicar un estuche de ellos, automáticamente se aplicará en la TD el filtro correspondiente a ese valor y sustituirá al anterior filtro. Puedes seleccionar mas clientes, mas “estuches”, utilizando las teclas de [Ctrl] y [Shift] al igual que en cualquier el software. Con la tecla [Shift] + clic, se selecciona todo entre el estuche anterior y el estuche seleccionado. Con [Ctrl] + clic activa un estuche si está apagado, y viceversa.











 


Prueba para lograr este resultado. En nuestro caso, seleccionamos doce clientes, y obtenemos la clasificación de estos doce clientes por orden decreciente de su cifra de negocio. Este es el resultado en este caso:











Aquí tienes las pistas para lograrlo:




En definitiva, un segmento se comporta como un filtro dinámico. De la misma  forma que el filtro normal de una TDD, te permite seleccionar a los clientes que deseas incluir en la tabla. Un SEGMENTO hace lo mismo pero con la ventaja de que vemos en directo como los clientes son seleccionados. Es lo mismo, pero no es igual.





Cómo hacer un cuadro de mando interactivo en Excel paso a paso?

  1. Introducción
  2.  Primer paso: construimos una base dedatos aleatoria.
  3. Creación de la Primera tabla dinámica. Los 10 mejores clientes.
  4. De las TDD a la segmentación de tablas. Una novedad de Excel 2010.
  5. Construcción de la 2ª TDD. Duración de las llamadas telefónicas y crear un segundo segmento
  6. Ordenar los elementos de los segmentos, para que aparezca como nosotros queremos.
  7. Creación de una tercera tabla y su segmento correspondiente. Las ventas por meses.
  8. Empezamos con los gráficos anidados a las TDD.
  9. El cuadro de mando en bruto, sin pulir.
  10. Cómo doy formato a los segmentos
  11. Cuadro maquillado y listo para la fiesta.
  12. Vincular tablas y segmentos, que este todo interrelacionado.



En la web de Flashforward, podrás descargarte el modelo en Excel que vamos a utilizar, El fichero tiene alguna macro, pero no son necesarias para el funcionamiento del cuadro de mando, aquí encontrarás la base de datos y el cuadro de mando terminado, asi como una serie de hojas donde podrás ir haciendo el cuadro de mando paso a paso. Con cada post lo iremos ampliando y actualizando el modelo. Los modelos utilizados en este post esta en el fichero de la version 1.4, hojas "01" y el resultado definitivo en "02".



Colabora en el blog con tu experiencia, con tus comentarios y observaciones, o participando en la encuesta de cuál es la mejor traducción al español de “tableau de bord”.

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